Untuk membahas pengertian video conference, yang perlu dipahami adalah istilah dalam bahasa Indonesia yang sebenarnya mungkin sudah biasa kita dengar, yakni konferensi video.
Video conference biasanya digunakan untuk kuliah jarak jauh oleh mahasiwa yang berada di satu kota dengan dosen yang tengah berada di di kota lain. Dengan pengertian video conference tersebut, maka pantas saja banyak dicari, karena cocok dengan situasi pandemi seperti sekarang ini.
Selain digunakan oleh mahasiswa dengan dosen, video conference biasanya juga digunakan untuk mendukung rapat jarak jauh antar cabang perusahaan di kota lain. Dengan menggunakan Video Conference ini pelatihan yang dilakukan atau yang sekarang sering disebut dengan webinar yang dilakukan oleh seorang pakar dapat dilakukan dari jarak jauh.
Atau dapat juga dilakukan oleh dokter yang berada di ruang Operasi kepada dokter lain pada saat pelatihan.
Contoh Video Conference
Salah satu contoh video conference adalah rapat, pelajaran daring, pembukaan atau penutupan acara resmi, dan sebagainya. Salah satu contoh video conference yang dapat saya contohkan adalah penutupan kegiatan Bimtek Guru Pembimbing Khusus berikut ini:
Pengertian Video Conference
Sumber lain menjelaskan pengertian video conference sebagai teknologi inti yang digunakan dalam konferensi video melalui sistem kompresi digital audio dan video stream secara daring.
Sistem video conference biasanya ada 2 macam:
- Sistem Terdedikasi
- Sistem Desktop
Sistem Terdedikasi
Ada beberapa jenis perangkat yang dapat didedikasikan untuk video conference, sebagai berikut:
- Video conference dalam kelompok besar – nonportabel, besar, sehingga harus menggunakan perangkat yang lebih mahal untuk ruangan besar dan auditorium.
- Video conference kelompok kecil – nonportabel atau portabel, lebih kecil, perangkat yang digunakan lebih murah mengunakan ruang rapat kecil.
- Video conference individual – biasanya perangkat yang digunakan lebih portabel, dimaksudkan untuk satu pengguna saja, mempunyai kamera tetap, mikrofon, dan pengeras suara terintegrasi ke dalam konsol.
Sistem Desktop
Sistem desktop biasanya menggunakan hardware ke komputer pribadi untuk mentransformasikannya menjadi alat yang dapat digunakan untuk melakukan video conference. Video conference dilakukan melalui komputer atau smartphone yang digunakan untuk melakukan pertemuan secara virtual atau e-meeting.
Mengapa menggunakan Video Conference?
Dengan adanya fasilitas audio visual secara real time ini akan membuat komunikasi terasa nyata meskipun sebenarnya hanya virtual. Sehingga peserta seakan-akan berhadapan langsung dengan peserta lain meski berada di kota/negara lain.
Kelebihan ini menjadi investasi yang diberikan oleh suatu perusahaan untuk mengurangi Biaya perjalanan/dinas ke kota/Negara lain tanpa mengunjungi langsung.
Untuk mendukung kinerja dari Sistem Video Conference, maka ada beberapa perangkat yang diperlukan. Setidaknya ada dua Topologi dasar dalam sistem Video Conference, yaitu
- Point-to-Point – Topologi Point-to-point dipakai bila hanya terdapat 2 lokasi atau 2 endpoint saja yang berkomunikasi.
- Multipoint – Topologi Multipoint dipakai bila ada 2 atau lebih tempat atau endpoint yang akan saling berkomunikasi. Untuk topologi ini, diperlukan pula minimal 1 buah perangkat Infrastruktur yang wajib terinstal, yaitu MCU (Multipoint Control Unit).
Notes: MCU dapat diibaratkan sebagai Virtual Room, di mana peserta dari berbagai daerah bisa berkumpul dan bertemu di dalamnya. MCU ini digunakan untuk mengontrol Video Conference yang sedang berjalan.
Manfaat Video Conference
Setelah paham pengertian video conference, kita bahas juga manfaatnya. Di tengah pandemi gini banyak sekali solusi video conference terutama berbasis software, web conference ataupun could video conference dari yang gratis sampai yang berbayar sekalipun.
Aplikasi gratisan contohnya adalah Skype, Google Meet, Zoom etc), sedangkan aplikasi yang berbayar adalah (Skype For Business/Lync, Cisco Jabber, Zoom, WebEX, etc). Menariknya aplikasi ini tidak hanya dapat diggunakan melalui PC / Laptop saja, karena kita juga sudah dapat menggunakan video conference pakai aplikasi di atas dari smartphone.
- Manfaat video conference untuk pribadi:
- Meningkatkan kolaborasi, komunikasi, dan aliran informasi
- Komunikasi menjadi efektif dan lebih baik, dimana informasi dapat lebih cepat dibagikan.
- Proses komunikasi menjadi lebih efisien dalam hal biaya, waktu, dan jarak.
- Dengan menggunakan video conference, perangkat kolaborasi lainnya dapat dipakai secara simultan. Berbagi presentasi, dokumen dan sebagainya, karena sekarang juga ada zoom yang memberikan fasilitas share screen.
- Manfaat Video Conference untuk Perusahaan
- Meningkatkan Kualitas Komunikasi.
- Meningkatkan Produktivitas Kerja.
- Meningkatkan Kesempatan Karyawan untuk Lebih Berkembang.
- Menciptakan Lingkungan Kerja Kompetitif dan Sehat.
